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【Tip】非効率的な作業から永遠に解放される革新的な仕事術。

      2014/11/27

こんにちは。本日もお越しいただきまして、ありがとうございます。yuhix(@yuhix_com)です。

寒くなってきたので、暖房器具を部屋に設置しました。部屋が寒いと作業効率が落ちてしまうので、できるだけ暖かい部屋で落ち着いてパソコン作業にするようにしてます。

僕は基本的に面倒臭がり屋なのでいつも暖房器具を出すのが遅くなってしまいます。暖房を設置する以外にも普段から「アレもコレもはやくやらなくちゃ!」と頭の片隅にはあるのですが、実際に行動に出るまでに途方もない時間をかけてしまいます。

色々とやることを抱え込みすぎてしまった結果どれから手をつけて良いのかわからなくなって集中力が続かなくなったり、1日を無駄にしてしまったりと僕以外にも心当たりあるかたはいるかと思います。

朝起きたらまず最初に整理しておきたい一日のスケジュール

「一日の計は晨にあり」(いちじつのけいはあしたにあり)という慣用句にもあるように、一日の計画は早朝に決めておくべきです。これは非常に重要なことです。

一日の計画が建っていれさえすれば、何をすべきなのかが明確になり時間を無駄に消費することもありません。「時は金なり」です。

とにかく、やるべきことを全てを書き出す!

綿密なスケジュールを立てる必要は全くありません。何故なら、いかに完璧なスケジュールをx>y>zと構築したとしても突発的に発生したイベントaによって「完璧なスケジュール」はいとも簡単に崩壊してしまうからです。

「いかにして効率良く作業をこなすか?」という部分に焦点を絞る場合に必要なのは、頭の中に渦巻いている全てのやるべき情報をいったんアウトプットして目で見える形にすることが重要です。

やるべきこと(x,z,y)をランダムに書き出してひとつの空箱にすべて詰め込みます。この箱をInboxと呼びます。ランチ後にやるべきこと(a,b,c)を思い出したのなら、それらをInboxに詰め込めば良いだけです。ここに優劣はないので並び順など気にする必要はありません。ランダムに(x,b,c,y,a,z)となっていても全く問題ありません。

思いついた物を書き出すだけなので5つ、イヤ、3つだけでよいので書き出してみて下さい。随時やることを思い出す度にInboxへと追加していきす。

Inboxからはいつでも好きな時に取り出せます。

Inboxへと放流した脳内の情報はいつでも好きな時に取り出せる様になっています。これによってやるべきことを思い出すという苦痛を伴うプロセスから解放されてストレスを感じることが低減します。僕は偏頭痛が殆どなくなりました。

やるべきことの全体像を見渡してみる。

Inbox内には数分で終わることだけど面倒がってしまい放置していた物があるはずです。すぐ片付けられる物から順番に片付けて片っ端から「達成したこと」リストに移動しましょう。

それら、すぐ片付く物に対してモチベーションがあがらないのなら無理をしてまで片付ける必要は全くありません。モチベーションがあがれば自ずとそれらに対して向き合う姿勢になります。

やりたくないからやらないというのは非常に重要なファクターです。

もちろん、やるべきことがどうしても達成することが不可能だったりモチベーションの維持ができずに放り出してしまったのなら途中で投げ出したことリストに書き写せば良いだけです。

重要なのは「やるべきこと」や「途中で放り出したこと」「達成したこと」の全体像を明確に把握することで目に見える範囲に留めておければ良いのです。

「やるべきこと」を達成したら「達成box」に書き出そう。

達成したこと横線で消すだけではなくを「達成したことbox」へ書き出すことを忘れてはなりません。終わったことを視認可能な状態にすることで過去にやった同じことをinboxへ放り込むこと愚行を抑制したり、過去の出来事から作業の効率を高めることができます。

また、達成感を味わうことでモチベーションの向上へ繋げます。

やるべきことの細分化をしてみる。

仮に、やるべきことのひとつであるxに焦点をあててみましょう。xは「やるべき1と2と3…」で構成された集合体「やるべきことX」なのかもしれません。

ここで、実際に僕が行った例を紹介します。

「Macを購入したので、windowsは必要ない。」

やることX
=windowsのパソコンを廃棄する。
→廃棄方法を調べる。
→部品毎に解体する。
→細かい部品はパーツ屋に売る。
→不燃ゴミの袋を購入する。

Xは4つのやることから構成されていることがわかります。ここまでくると「パソコンを廃棄する」というひとつの明確な目標に向かって進む壮大なプロジェクトに分類せざる得ないでしょう。

プロジェクトは一度に全てのやることを終わらせる必要はありません。出来ることから順にこなして終わったものは「達成したことbox」へと移動することで
随時プロジェクトの進捗状況を把握することができます。

通常のやることを書き出した物とは別に独立したプロジェクトを書き起こしたリストを作成することでより鮮明に状況を把握することができます。

プロジェクトにするかしないかは慎重に思慮する

例として「ジュースを買いに行く」と書き出します。この中に、「着替える」「財布を持つ」「靴を履く」といったプロセスが含まれているからといってプロジェクトとすべきかは考慮しなければなりません。

何故ならこの「ジュースを買いに行く」という行為は疑う余地なく即座に片付けること可能であり全くもって重要ではないからです。

すべてをプロジェクトとして書き出していたら思考の混乱を導きます。本当に重要なことだったり、時間がかかることだったりと複雑なプロセスを踏む必要のあるものに限定してプロジェクトとします。

プロジェクト化については僕も曖昧な線引きで行っています。こだわりを持って分類してしまうと逆に効率が悪くなったり混乱の原因になるので見極めと妥協が肝心です。

まとめ

これまで記載してきたことはこの数週間で実際に僕が実践しているToDo管理方法です。昔からあるToDo管理をルールに従って今あるべき状態を明確にしただけのものですが非常に合理的な考えです。これを知った時、目から鱗が落ちました。

昔から、何かを書き出して終了したらチェックしたり横線で消し込むという古典的管理方法は長続きした試しが全くありませんでした。

ツールは何でもいいです。紙とペンさえあれば実践できます。inboxへと書き出した情報を達成boxへと移動するのが手間なので特化したアプリであるOmniFocusを使うことを強くお勧めします。

僕はiPhoneとMac OS向けのアプリを導入しました。OmniFocus 2 for iPhoneは1日の中でもTwitterクライアントに次ぐ起動率を誇ります。僕の第二の脳と言っても過言ではありません。

ひとこと

これまで毎日のように服用していた頭痛薬代わりのバファリンとはおさらばすることができました。霞がかっていた脳内を目覚めさせることができる活気的なアプリですので是非お試ししてみて下さい。

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